Langkah penyemakan semula visi, misi dan objektif jabatan (jika visi, misi dan objektif sudah tidak relevan dengan perubahan dan persekitaran sedia dan masa hadapan)
Kesimpulan
Petunjuk prestasi utama mempunyai kelebihan untuk:
Kos penyenggaraan
Kos penyenggaraan adalah kos yang kenakan untuk memastikan kefungsian aset seperti yang direka bentuk termasuk kos untuk kerja pembersihan dan sebagainya, antaranya:
Kos pendedahan ke atas risiko
Kos pemulihan
Kos pentadbiran
Kos susut nilai dan pelupusan
Contoh kos kitar hayat keseluruhan adalah seperti di bawah ini:
Pengurusan aset adalah aktiviti dan amalan yang sistematik untuk mengurus aset secara optimum dan kemapanan sepanjang kitar hayat aset untuk memenuhi pelan strategik dan sistem penyampaian perkhidmatan organisasi.
Melaksana Pengurusan Aset di organisasi anda
Untuk memulakan pengurusan aset di organisasi anda, anda perlu melaksana perkara-perkara seperti berikut, iaitu:
Jika semua perkara yang disenarai di atas ini telah dilaksana dan diambil tindakan, organisasi anda telah ada aktiviti dan maklumast asas pengurusan aset tetapi organiasi anda masih belum boleh dianggap telah melaksana pengurusan aset sebab ada perkara-perkara lain yang perlu dilaksana untuk melengkapkan pelaksanaan pengurusan aset.
Walau bagaimanapun, tumpuan artikel ini adalah ke atas organisasi yang masih belum melaksana kesemua atau hanya melaksana sebahagian aktiviti yang tersenarai di atas.
Penetapan objektif organisasi
Setiap organisasi mempunyai objektif kewujudan organisasi itu sendiri. Objektif ini adalah penting untuk menentukan arah tuju organisasi tersebut. Pencapaian objektif ini seringkali dikaitkan dengan sistem penyampaian perkhidmatan organisasi tersebut. Jika sistem penyampaian perkhidmatan organisasi tersebut gagal, maka objektif organisasi tersebut tidak akan tercapai. Kegagalan sistem penyampaian perkhidmatan berpunca dari beberapa perkara berikut, antaranya:
Kesemua alasan di atas adalah kerana sistem pengurusan aset tidak dilaksana dan organisasi melihat aset sebagai satu kepeluan elok diperolehi (nice to have) dan bukan mempunyai nilai untuk meningkat atau menyempurnakan penyampaian organisasi. Oleh itu, aset mempunyai hubungkait terus kepada sistem penyampaian perkhidmatan, dan sistem penyampaian perkhidmatan mempunyai hubungkait terus dengan objektif organisasi.
Contoh-contoh objektif organisasi di bawah telah diambil daripada laman-laman web berkenaan:
Sekiranya kita mengimbas kembali objektif-objektif yang terpapar di atas, asset-aset ang dinyatakan adalah untuk menyempurnakan sistem penyampaian perkhidmatan organisasi tersebut. Jika berlaku kegagalan di dalam aset-aset ini, sistem penyampaian perkhidmatan akan turut gagal. Oleh itu, penting pengurusan aset dilaksana di dalam organisasi tersebut.
Menetapkan piagam pelanggan anda (atau perjanjian perkhidmatan anda)
Semua organisasi mesti menyediakan satu piagam pelanggan untuk memaklumkan perjanjian perkhidmatan antara organisasi berkenaan dengan pelanggan-pelanggannya. Piagam pelanggan terbit daripada objektif organisasi.
Contoh-contoh piagam pelanggan adalah seperti berikut:
Menyenarai semua aset di dalam organisasi anda yang diperlukan untuk merealisasikan objektif dan piagam pelanggan anda
Seterusnya, pihak organisasi perlu menyenaraikan semua aset di bawah seliaan dan tanggungjawabnya agar satu gambaran menyeluruhh mengenai jenis aset kepunyaannya. Di sini, kekeliruan akan timbul sama ada untuk menyenaraikan item-item yang ada sebagai aset.
Untuk memudahkan penyenaraian, senarai inventori sepertimana di dalam kad inventori atau dikenali sebagai kad harta modal (rujuk Perbendaharaan Malaysia di capaian berikut http://www2.treasury.gov.my/pdf/lain-lain/arahan_perbendaharaan.pdf boleh digunakan sebagai asas penyenaraian aset organisasi. Di dalam hal ini, mana-mana item yang tersenarai di dalam kad stok tidak dianggap sebagai aset tetapi item bolehguna (consumables) atau item barang ganti (spare parts) atau lebih dikenali sebagai stok. (Untuk sektor kerajaan, rujuk pekliling semasa seperti Perbendaharaan Malaysia di http://www2.treasury.gov.my/pekeliling/pp/pp052009.pdf ) Peralatan tangan bukan diangap sebagai aset organisasi. Mana-mana aset yang tidak ada kad inventori ini, aset-aset ini hendaklah disenaraikan secara berasingan. Aset-aset yang tiada kad inventori adalah aset-aset seperti bangunan, jalan, jambatan, lot tanah, bot, kapal, perisian, kenderaan, peralatan makmal, aset hidup dan sebagainya.
Mendaftar semua aset anda dan menentukan objektif aset berkenaan
Setelah anda menyenaraikan aset-aset anda, anda hendaklah mendaftar aset-aset mengikut kategori yang difikirkan sesuai di dalam organisasi anda. Antara cadagan kategori aset adalah seperti berikut:
Maklumat ringkas yang perlu ada dalam Daftar Aset adalah seperti berikut:
Mana-mana maklumat yang tiada di atas tetapi penting kepada organisasi tersebut di dalam penyempurnaan penyampaian perkhidmatan, maklumat tersebut hendaklah dimasukkan. Sekiranya terdapat beberapa dasar dan garispanduan yang dikeluarkan oleh kerajaan, peraturan tersebut hendaklah dipatuhi sebagai syarat minimum. (Peraturan tersebut antaranya adalah di url berikut: Aset hidup http://www.treasury.gov.my/pekeliling/pp/pp062008.pdf, Aset alih http://www.treasury.gov.my/pekeliling/pp/pp052007.pdf dan sebagainya)
Menentukan kriteria dan aras perkhidmatan setiap aset anda
Setiap organisasi menurunkan justifikasi semasa peolehan aset-aset berkenaan. Ini bermakna setiap aset mempunyai objektifnya tersendiri. Oleh itu, setiap aset akan mempunyai kriteria perkhidmatan dan seterusnya perlu beroperasi pada aras perkhidmatan yang ditetapkan.
Sebagai contoh mudah:
Jika organiasi ingin aras perkhidmatan yang tertera di atas, maka kos penyenggaraan adalah tinggi kerana organisasi tersebut perlu meletak seorang personel sepenuh masa pada mesin salinan (selalunya daripada pembekal). Adakah aras perkhidmatan ini yang diperlukan oleh organisasi tersebut ataupun sebalinya? Oleh itu, konsep aras perkhidmatan diperlukan kerana konsep ini dapat memberi organisasi satu cara/kaedah untuk menetapkan dana operasi dan penyenggaraan dan janji organisasi kita kepada pelanggan.
Contoh aras perkhidmatan beserta kos operasi bagi mesin penyalin adalah seperti berikut:
Sekiranya organisasi anda telah menetapkan mesin penyalin tersebut, maka organisasi anda hendaklah memastikan mesin penyalin tersebut sentiasa berada di aras perkhidmatan tersebut.
Sebagai contoh, organisasi telah menetapakan aras perkhdimatan mesin penyalin pada aras perkhdimatan 3. Sekiranya selepas pemeriksaan ke atas mesin tersebut dan didapati bahawa aras perkhidmatan mesin tersebut telah jatuh ke aras perkhidmatan 4, maka organisasi hendaklah menyedia peruntukan untuk membaikpulih mesin tersebut agar aras perkhidmatan adalah di aras perkhidmatan 3 ( iaitu boleh mencetak 3,000 cetak dan 6 hari tempoh hentikerja).
Jadi pernyataan baru mesin penyalin tersebut adalah seperti berikut:
Jelas sekali, organisasi perlu menetapkan aras perkhidmatan bagi setiap aset agar organisasi boleh menunjuk dan membuktikan prestasi aset seperti jangkaan pemegang utama (stakeholders) dan pelanggan. Walaupun andaian yang diambil adalah andaian mudah iaitu mesin penyalin, fikirkan jika aras perkhidmatan diberi kepada aset-aset seperti jalan raya, bekalan air, bangunan pejabat dan sebagainya. Adakah kita mahu bangunan pejabat berada di dalam tahap keadaan yang tidak memuaskan seperti bangunan berselaput dengan lumut serta menjadi eye sore atau penghawa dingin seringkali rosak mengakibatkan pelanggan resah dan rimas semasa berurusan dengan kita ataupun lif rosak walaupun satu (1) minit?. Oleh itu, tetapkan aras perkhidmatan untuk semua aset organisasi dan maklumkan kepada pelanggan dan pemegang utama akan aras perkhidmatan.
Menjalankan pemeriksaan ke atas keadaan aset anda
Pemeriksaan berkala aset organisasi anda adalah penting sekali untuk menentukan tahap keadaan dan pengoperasi aset anda. Pemeriksaan berkala juga akan menentukan nilai dana yang diperlukan untuk membaikpulih ataupun keputusan untuk menghapuskan aset anda. Seperti yang sedia maklum, semua aset akan mengalmi kemerosotan dari segi keadaan, nilai penghapusan (disposal value) dan kos operasi. Oleh itu, pemeriksaan keadaan aset hendaklah dilakukan secara berkala dan dicadangkan setahun sekali.
Pemeriksaan aset boleh dilakukan dengan beberapa kaedah, antaranya:
Sekiranya organisasi anda tidak berkemampuan untuk melaksanakan pemeriksaan yang melibatkan perkara-perkara teknikal, bantuan agensi teknikal kerajaan mungkin diperlukan khususnya untuk bangunan, peralatan elektik dan mekanikal dan sebagainya.
Sebagai contoh kandungan Laporan Pemeriksaan Aset Tidak Alih ataupun Aset Alih harus merangkumi, antaranya:
Walau bagaimanapun, setiap aset mempunyai kriteria kandungan yang berbeza untuk Laporan Pemeriksaan Aset terutama sekali aset hidup dan aset bukan fizikal (seperti perisian dan sebagainya). Organisasi perlu berhati-hati untuk mengasingkan laporan pemeriksaan bagi setiap kategori aset seperti aset tidak alih, aset alih, aset hidup mahupun aset maya (seperti perisian dan sebagainya). Tetapi, satu laporan keseluruhan hendaklah disediakan bagi sesuatu organisasi serta merangkumi semua kategori aset yang dinyatakan.
Menilai kos pembaikan atau membaik pulih aset anda ke tahap aras perkhidmatan aset anda
Sebarang pembaikpulihan ke atas aset yang dikenalpsati hendaklah dikoskan agar satu senarai penuh kos baikpulih dapat disediakan untuk permohonan atau penyediaan dana tahun semasa ataupun pada tahun hadapan. Laporan pemeriksaan bersama dengan kos baikpulih (sekiranya ada) (selepas ini dikenali sebagai Laporan Penilaian Aset Tahunan) merupakan asas belanjawan mengurus tahun semasa mahupun tahun hadapan dan menjadi dokumen justifikasi bagi permohonan tersebut.
Tetapi, apa yang penting mengenai Laporan Penilaian Aset Tahunan adalah ia memberi gambaran ke atas aset organisasi anda pada tarikh penilaian dibuat. Sebelum ini, sebahagian besar organisasi hanya ada gambaran secara sepihan (fragmented). Ini adalah kerana kaedah yang digunakan adalah kaedah pembaikan kerosakan dan bukan pengurusan aset.
Seperti takrifan awal mengenai pengurusan aset, pengurusan aset adalah untuk memastikan aset tersebut dapat berfungsi untuk mengekal dan meningkatkan lagi sistem penyampaian perkhidmatan organisasi. Di samping itu, keutamaan dana juga dibuat secara sistematik berdasarkan aras perkhidmatan dan bukan secara pembaikan kerosakan.
Akhir sekali
Apa yang disenarai di atas adalah suatu pengurusan aset yang terlalu asas. Pengurusan aset merangkumi proses penzahiran produk sehingga pelupusan produk tersebut, bukan setakat di peringkat pengoperasian dan penyenggaraan sahaja. Apa yang dinyata di atas adalah sebahagian besar berada di peringkat pengoperasian dan penyenggaraan dan ini hanya sebahagian kitar hayat aset.
Untuk permulaan, pengumpulan maklumat aset dan pemeriksaan aset adalah asas untuk melaksana satu pengurusan aset yang menyeluruh. Semua maklumat yang diperolehi perlu didokumen dan disimpan dengan baik sebab salah satu aspek dalam pengurusan aset adalah dokumentasi dan historical records.
