Petunjuk Prestasi Utama (KPI)

Petunjuk Prestasi Utama (KPI) dalam Pengurusan Aset

Pengenalan

Setiap organisasi perlu mengukur sejauh organisasi telah mencapai objektifnya. Pengwujudan sesuatu organisasi adalah berdasarkan objektif kewujudannya. Jika sesuatu jabatan diwujud untuk melaksana sesuatu undang atau akta, objektif organisasi tersebut adalah, antaranya, untuk menguatkuasa undang-undang tersebut. Ataupun, jika sesuatu organisasi diwujudkan untuk menyenggara kemudahan awam, maka objektif organisasi tersebut adalah untuk memastikan kemudahan awam tersebut disenggara dengan baik.

Bagaimana sesuatu organisasi tersebut hendak mengukur prestasi yang menunjukkan organisasi tersebut telah melunaskan tanggungjawabnya atau mencapai objektif kewujudannya. Sekiranya organisasi tersebut adalah sebuah jabatan kerajaan, organisasi akan cuba menggunakan sesuatu yang lazim diukur seperti jumlah perbelanjaan, jumlah permohonan yang diluluskan, jumlah kerja yang dijalankan ataupun tempoh proses permohonan. Adakah ini dikatakan satu petunjuk prestasi utama atau satu petunjuk hasil (results indicator) ataupun petunjuk pencapaian yang tidak menjuruskan kepada objektif organisasi?

Jenis-jenis petunjuk

1. Petunjuk Prestasi Utama (Key Performance Indicator)
   Suatu pengukuran untuk prestasi dan kemajuan di dalam pencapaian sasaran bisnes organisasi dan ini adalah petunjuk prestasi utama organisasi
2. Petunjuk Prestasi (Performance Indicator)
   Pengukuran ke atas aktiviti atau iniatif yang saling melengkapi (complementary) aktiviti kritikal organisasi
3. Petunjuk hasil (Result Indicator)
   Pengukuran ke atas output dari proses

Petunjuk Prestasi Utama (atau Key Performance Indicator)

Berdasarkan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 02 Tahun 2005 yang dikeluarkan oleh MAMPU, model pengukuran prestasi agensi kerajaan adalah berasaskan proses utama kerja (core process). Ini bermaksud setiap proses kerja akan mengeluarkan sesuatu output serta hasilnya (outcome). Seperti yang terkandung di muka surat 6 para 5 (d), pekeliling menyebutkan bahawa: “sebagai permulaan, pelaksanaan pengukuran di agensi Kerajaan dibuat berasaskan proses semasa agensi.”.

Di dalam pekeliling ini juga, definisi Petunjuk Prestasi Utama (Key Performance Indicator) adalah petunjuk-petunjuk prestasi utama yang ditentukan sebagai asas mengukur prestasi. Walaupun definisi petunjuk prestasi utama ini berbeza dengan amalan semasa, intipati pekeliling ini adalah untuk menwujudkan satu budaya berorientasi prestasi (performance oriented) di dalam anggota perkhidmatan awam. Budaya ini juga akan membawa perkhidmatan awam ke arah yang lebih cemerlang serta bertepatan dengan falsafah Kerajaan Persekutuan sekarang iaitu “Prestasi diutamakan”.

Definisi lazim Petunjuk Prestasi Utama adalah petunjuk prestasi merupakan satu pengukuran prestasi dan kemajuan di dalam pencapaian sasaran bisnes organisasi. Apa yang dimaksud oleh definisi ini adalah laporan perbelanjaan atau pencapaian perbelanjaan bukanlah pengukuran prestasi tetapi hanya merupakan pengukuran hasil output perbelanjaan. Laporan perbelanjaan tidak menunjukkan prestasi sebenar organisasi di dalam pencapaian objektifnya. Untuk menunjukkan prestasi sebenar organisasi dalam pencapaian objektifnya, petunjuk prestasi utama perlu diwjudkan dan sistem pengurusan prestasi hendaklah dilaksakan.

Sebagai contoh:

(Maklumat ini diperolehi dari Laman Web Majlis Perbandaran Taiping)

Majlis Perbandaran Taiping

Dari maklumat di atas, kita akan menggubal petunjuk prestasi utama bagi organisasi kita. Untuk menggubal petunjuk prestasi, konsep pengwujudan adalah melalui kaedah atas ke bawah ( top-down approach) seperti di rajah di bawah ini:

Terdapat sembilan (9) langkah asas yang boleh diambil untuk wujud petunjuk prestasi utama jabatan. Untuk menjaminkan pelaksanaan langkah-langkah ini lebih berkesan, beberapa soalan disediakan seperti di langkah-langkah tertentu sebagai panduan pelaksanaan. Dan, langkah-langkah tersebut adalah seperti berikut:

1. Langkah Pertama (Pengwujudan visi, misi dan objektif Jabatan)

Pengwujudan Visi, Misi dan Objektif Jabatan

1. Adakah visi, misi dan objektif jabatan masih berkaitan dengan keadaan semasa dan pada masa akan datang?
2. Bagaimana prestasi jabatan di dalam kemajuan dan pencapaian objektifnya?
3. Adakah prestasi cemerlang atau sebalik?
4. Apakan pengukuran yang dibuat?
5. Adakah pengurusan prestasi dilaksanakan?
6. Adakah wujud satu sistem pengurusan prestasi?

2. Langkah Kedua (Pengwujudan Objektif Pengurusan Aset)

Pengwujudan objektif pengurusan aset

1. Adakah jabatan mempunyai objektif pengurusan aset ?
2. Adakah jabatan mempunyai aset (aset alih dan aset tidak alih ataupun aset hidup)?

3. Langkah Ketiga (Pengenalpastian KPI)

Kenalpasti Petunjuk Prestasi Utama Jabatan

Peringkat Strategik

Contoh Petunjuk Prestasi Utama adalah seperti berikut

4. Langkah Keempat (Kenalpasti petunjuk prestasi dan petunjuk hasil)

Peringkat Taktikal dan Operasi

Guna pekeliling MAMPU PKPA Bil 02 Tahun 2005 untuk mewujudkan petunjuk prestasi dan petunjuk hasil di peringkat taktikal dan operasi

Contoh petunjuk prestasi, antaranya:

1. Tempoh tindakan pembaikan
2. Tempoh pengeluaran surat kelulusan
3. Penilaian aset
4. Norma kos
5. Aduan
6. Kepuasan pelangaan
7. Kerja disiapkan dalam tempoh yang ditetapkan

Contoh petunjuk hasil, antaranya:

1. Jumlah perbelanjaan
2. Bilangan banci kepuasan pelanggan
3. Bilangan aduan
4. Bilangan kerosakan
5. Bilangan kerja
6. dan sebagainya

5. Langkah Kelima (Penetapan garis asas)

Jalankan pengambilan dan analisis data untuk dijadikan sebagai garis asas (baseline)

6. Langkah Keenam (Penetapan sasaran)

Tetapkan sasaran untuk Petunjuk Prestasi Utama

7. Langkah Ketujuh (Pemantauan)

Jalankan secara berkala pengambilan dan analisis data bagi petunjuk prestasi dan di peringkat taktikal dan operasi

8. Langkah Kelapan (Laporan Analisa)

Jalankan analisa jurang antara pencapaian dan sasaran untuk petunjuk prestasi utama, petunjuk prestasi (peringkat taktikal) dan petunjuk hasil daripada output proses (peringkat operasi)

9. Langkah Kesembilan (Penyemakan semula)

Langkah mitigasi jika jurang adalah negatif

Langkah penambahbaikan ke atas petunjuk prestasi utama, petunjuk prestasi dan petunjuk hasil daripada output proses jika jurang adalah positif (penambahbaikan secara berterusan) termasuk perekayasaan semula proses bisnes (business process reengineering) untuk meningkatkan lagi tahap sistem penyampaian jabatan

Langkah penyemakan semula visi, misi dan objektif jabatan (jika visi, misi dan objektif sudah tidak relevan dengan perubahan dan persekitaran sedia dan masa hadapan)

Kesimpulan

Petunjuk prestasi utama mempunyai kelebihan untuk:

1. Menilai keberkesan aktiviti jabatan dan menempatkan satu program penambahbaikan
   secara berterusan
2. Menjajarkan (align) semua sumber manusia ke arah satu objektif
3. Memberi satu mekanisme penandaarasan untuk jabatan dengan organisasi lain
4. Mewujudkan budaya berorientasikan prestasi
5. Mewujudkan budaya melaksanakan aktivti berteraskan objektif jabatan yang melibatkan semua dan bukan tugasan (task).

dan ia mudah dilaksanakan.