Petunjuk Prestasi Utama (KPI)

Petunjuk Prestasi Utama (KPI) dalam Pengurusan Aset

Pengenalan

Setiap organisasi perlu mengukur sejauh organisasi telah mencapai objektifnya. Pengwujudan sesuatu organisasi adalah berdasarkan objektif kewujudannya. Jika sesuatu jabatan diwujud untuk melaksana sesuatu undang atau akta, objektif organisasi tersebut adalah, antaranya, untuk menguatkuasa undang-undang tersebut. Ataupun, jika sesuatu organisasi diwujudkan untuk menyenggara kemudahan awam, maka objektif organisasi tersebut adalah untuk memastikan kemudahan awam tersebut disenggara dengan baik.

Bagaimana sesuatu organisasi tersebut hendak mengukur prestasi yang menunjukkan organisasi tersebut telah melunaskan tanggungjawabnya atau mencapai objektif kewujudannya. Sekiranya organisasi tersebut adalah sebuah jabatan kerajaan, organisasi akan cuba menggunakan sesuatu yang lazim diukur seperti jumlah perbelanjaan, jumlah permohonan yang diluluskan, jumlah kerja yang dijalankan ataupun tempoh proses permohonan. Adakah ini dikatakan satu petunjuk prestasi utama atau satu petunjuk hasil (results indicator) ataupun petunjuk pencapaian yang tidak menjuruskan kepada objektif organisasi?

Jenis-jenis petunjuk

1. Petunjuk Prestasi Utama (Key Performance Indicator)
   Suatu pengukuran untuk prestasi dan kemajuan di dalam pencapaian sasaran bisnes organisasi dan ini adalah petunjuk prestasi utama organisasi
2. Petunjuk Prestasi (Performance Indicator)
   Pengukuran ke atas aktiviti atau iniatif yang saling melengkapi (complementary) aktiviti kritikal organisasi
3. Petunjuk hasil (Result Indicator)
   Pengukuran ke atas output dari proses

Petunjuk Prestasi Utama (atau Key Performance Indicator)

Berdasarkan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 02 Tahun 2005 yang dikeluarkan oleh MAMPU, model pengukuran prestasi agensi kerajaan adalah berasaskan proses utama kerja (core process). Ini bermaksud setiap proses kerja akan mengeluarkan sesuatu output serta hasilnya (outcome). Seperti yang terkandung di muka surat 6 para 5 (d), pekeliling menyebutkan bahawa: “sebagai permulaan, pelaksanaan pengukuran di agensi Kerajaan dibuat berasaskan proses semasa agensi.”.

Di dalam pekeliling ini juga, definisi Petunjuk Prestasi Utama (Key Performance Indicator) adalah petunjuk-petunjuk prestasi utama yang ditentukan sebagai asas mengukur prestasi. Walaupun definisi petunjuk prestasi utama ini berbeza dengan amalan semasa, intipati pekeliling ini adalah untuk menwujudkan satu budaya berorientasi prestasi (performance oriented) di dalam anggota perkhidmatan awam. Budaya ini juga akan membawa perkhidmatan awam ke arah yang lebih cemerlang serta bertepatan dengan falsafah Kerajaan Persekutuan sekarang iaitu “Prestasi diutamakan”.

Definisi lazim Petunjuk Prestasi Utama adalah petunjuk prestasi merupakan satu pengukuran prestasi dan kemajuan di dalam pencapaian sasaran bisnes organisasi. Apa yang dimaksud oleh definisi ini adalah laporan perbelanjaan atau pencapaian perbelanjaan bukanlah pengukuran prestasi tetapi hanya merupakan pengukuran hasil output perbelanjaan. Laporan perbelanjaan tidak menunjukkan prestasi sebenar organisasi di dalam pencapaian objektifnya. Untuk menunjukkan prestasi sebenar organisasi dalam pencapaian objektifnya, petunjuk prestasi utama perlu diwjudkan dan sistem pengurusan prestasi hendaklah dilaksakan.

Sebagai contoh:

(Maklumat ini diperolehi dari Laman Web Majlis Perbandaran Taiping)

Majlis Perbandaran Taiping

Dari maklumat di atas, kita akan menggubal petunjuk prestasi utama bagi organisasi kita. Untuk menggubal petunjuk prestasi, konsep pengwujudan adalah melalui kaedah atas ke bawah ( top-down approach) seperti di rajah di bawah ini:

Terdapat sembilan (9) langkah asas yang boleh diambil untuk wujud petunjuk prestasi utama jabatan. Untuk menjaminkan pelaksanaan langkah-langkah ini lebih berkesan, beberapa soalan disediakan seperti di langkah-langkah tertentu sebagai panduan pelaksanaan. Dan, langkah-langkah tersebut adalah seperti berikut:

1. Langkah Pertama (Pengwujudan visi, misi dan objektif Jabatan)

Pengwujudan Visi, Misi dan Objektif Jabatan

1. Adakah visi, misi dan objektif jabatan masih berkaitan dengan keadaan semasa dan pada masa akan datang?
2. Bagaimana prestasi jabatan di dalam kemajuan dan pencapaian objektifnya?
3. Adakah prestasi cemerlang atau sebalik?
4. Apakan pengukuran yang dibuat?
5. Adakah pengurusan prestasi dilaksanakan?
6. Adakah wujud satu sistem pengurusan prestasi?

2. Langkah Kedua (Pengwujudan Objektif Pengurusan Aset)

Pengwujudan objektif pengurusan aset

1. Adakah jabatan mempunyai objektif pengurusan aset ?
2. Adakah jabatan mempunyai aset (aset alih dan aset tidak alih ataupun aset hidup)?

3. Langkah Ketiga (Pengenalpastian KPI)

Kenalpasti Petunjuk Prestasi Utama Jabatan

Peringkat Strategik

Contoh Petunjuk Prestasi Utama adalah seperti berikut

4. Langkah Keempat (Kenalpasti petunjuk prestasi dan petunjuk hasil)

Peringkat Taktikal dan Operasi

Guna pekeliling MAMPU PKPA Bil 02 Tahun 2005 untuk mewujudkan petunjuk prestasi dan petunjuk hasil di peringkat taktikal dan operasi

Contoh petunjuk prestasi, antaranya:

1. Tempoh tindakan pembaikan
2. Tempoh pengeluaran surat kelulusan
3. Penilaian aset
4. Norma kos
5. Aduan
6. Kepuasan pelangaan
7. Kerja disiapkan dalam tempoh yang ditetapkan

Contoh petunjuk hasil, antaranya:

1. Jumlah perbelanjaan
2. Bilangan banci kepuasan pelanggan
3. Bilangan aduan
4. Bilangan kerosakan
5. Bilangan kerja
6. dan sebagainya

5. Langkah Kelima (Penetapan garis asas)

Jalankan pengambilan dan analisis data untuk dijadikan sebagai garis asas (baseline)

6. Langkah Keenam (Penetapan sasaran)

Tetapkan sasaran untuk Petunjuk Prestasi Utama

7. Langkah Ketujuh (Pemantauan)

Jalankan secara berkala pengambilan dan analisis data bagi petunjuk prestasi dan di peringkat taktikal dan operasi

8. Langkah Kelapan (Laporan Analisa)

Jalankan analisa jurang antara pencapaian dan sasaran untuk petunjuk prestasi utama, petunjuk prestasi (peringkat taktikal) dan petunjuk hasil daripada output proses (peringkat operasi)

9. Langkah Kesembilan (Penyemakan semula)

Langkah mitigasi jika jurang adalah negatif

Langkah penambahbaikan ke atas petunjuk prestasi utama, petunjuk prestasi dan petunjuk hasil daripada output proses jika jurang adalah positif (penambahbaikan secara berterusan) termasuk perekayasaan semula proses bisnes (business process reengineering) untuk meningkatkan lagi tahap sistem penyampaian jabatan

Langkah penyemakan semula visi, misi dan objektif jabatan (jika visi, misi dan objektif sudah tidak relevan dengan perubahan dan persekitaran sedia dan masa hadapan)

Kesimpulan

Petunjuk prestasi utama mempunyai kelebihan untuk:

1. Menilai keberkesan aktiviti jabatan dan menempatkan satu program penambahbaikan
   secara berterusan
2. Menjajarkan (align) semua sumber manusia ke arah satu objektif
3. Memberi satu mekanisme penandaarasan untuk jabatan dengan organisasi lain
4. Mewujudkan budaya berorientasikan prestasi
5. Mewujudkan budaya melaksanakan aktivti berteraskan objektif jabatan yang melibatkan semua dan bukan tugasan (task).

dan ia mudah dilaksanakan.

Pengkosan Kitar Hayat Keseluruhan

Pengkosan Kitar Hayat Keseluruhan

(Whole Life Cycle Costing)

Kos kitar hayat keseluruhan adalah keseluruhan kos aset sepanjang kitar hayat bermula dari perancangan sehingga pelupusan dan kos-kos tersebut merangkumi kos-kos seperti di bawah ini, antaranya:

1. Kos modal
2. Kos operasi
3. Kos penyenggaraan
4. Kos pendedahan kepada risiko
5. Kos pemulihan
6. Kos pentadbiran
7. Kos susut nilai dan pelupusan
8. Kos insurans dan pengcukaian (jika berkenaan)

Kos kitar hayatkeseluruhan adalah penting untuk menetukan kos sebenar yang akan dikenakan pada masa hadapan, manfaat-manfaat yang terhasil, kos operasi dan penyenggaraan, kos perbelanjaan modal dan sebagainya. Sebelum ini, kita hanya berpuashati sekiranya kita dapat mengganggarkan kos modal kerana ia paling mudah untuk disediakan, tetapi bukan kos sebenar aset tersebut.

Kos aset mempunyai hubungan rapat dengan reka bentuk dan bentuk aset, peralatan-peralatan yang dipasang dan digunakan, jenis bahan binaan mahupun bahan hiasan dalaman (untuk bangunan), kaedah pengoperasian dan jenis penyenggaraan yang dijalankan dan sebagainya. Sebelum mebuat keputusan yang betul dan berjustifkasi (justifiable), sesebuah organisasi perlu mengetahui semua kos mengenai aset tersebut kerana kos ini akan menjadi tanggunggan pada masa hadapan. Tanggunggan ini akan mengurangkan margin keuntungan dan organisasi tersebut akan menjadi sesuatu organisasi yang tidak menguntungkan untuk aset-aset yang diepagangnya. Senario ini bukan satu kes bisnes yang baik dan menguntungkan sekiranya organisasi tersebut perlu menembusi bidang bisnes yang baru.

Justeru, sekiranya organisasi memperolehi jangkaan kos memperolehi aset itu, organisasi tersebut akan dapat menyediakan jangkaan aliran tunai sepanjang kitar hayat aset yang berkemungkinan menjangkaui lebih dari 25 tahun. Ini membolehkan satu keputusan bijak dipastikan dan keputusan untuk memperolehi aset tersebut dapat dijustifikasikan.

Kos modal

Kos modal merangkumi, antaranya:

1. Kos reka bentuk dan penyeliaan
2. Kos pengambilan/pembelian tanah
3. Kos faedah dan perolehan dana
4. Kos pembinaan atau pemasangan termasuk peralatan dan pepasangan elektrik serta mekanikal dan sebagainya
5. Kos permohonan permit, permit, levi dan kelulusan pihak berkuasa tempatan
6. Kos pengurusan projek
7. Kos perundingan

Kos pengoperasian (kadangkala disebut sebut sebagai kos operasi)

Kos pengoperasian adalah kos yang dikenakan semasa menjalan atau menggunan aset serta merangkumi, antaranya:

1. Bil dan penggunaan telekomunikasi
2. Bil dan penggunaan elektrik
3. Bil dan caj bekalan air dan pembentungan
4. Bil dan penggunaan air dingin (chilled water) dan gas (jika berkenaan)
5. Caj dan yuran sewaan
6. Cukai dan duti pihak berkuasa tempatan atau kerajaan pusat berkaitan dengan harta
7. Caj insurans dan pengcukaian (jika berkaitan)

Kos penyenggaraan

Kos penyenggaraan adalah kos yang kenakan untuk memastikan kefungsian aset seperti yang direka bentuk termasuk kos untuk kerja pembersihan dan sebagainya, antaranya:

1. Perkhidmatan pembersihan dan keselamatan
2. Penyenggaraan rutin
3. Penyenggaraan berjadual atau berkala
4. Penyenggaran kerosakan atau tidak berjadual
5. Perkhidmatan keselamatan
6. Acara dan urusan khas
7. Kos pemeriksaan dan penilaian aset

Kos pendedahan ke atas risiko

1. Kos mitigasi dan rawatan
2. Kos kenaikan insurans, faedah ke atas pinjaman ataupun sewaan

Kos pemulihan

1. Pemasangan teknologi-teknologi baru semasa hayat kefungsian aset
2. Kerja penyenggaraan utama untuk mencapai permintaan baru daripada pelanggan

Kos pentadbiran

1. Semua kos langsung dan tidak langsung berkaitan dengan pengurusan aset tersebut

Kos susut nilai dan pelupusan

1. Kos pembaharuan aset (renewal cost) termasuk kos perundingan reka bentuk dan
   sebagainya
2. Kos pelupusan seperti kos pentadbiran penjualan, kos meroboh dan sebagainya
3. Kos penggantian
4. Kos susut nilai

Contoh kos kitar hayat keseluruhan adalah seperti di bawah ini:

Pelan Pengurusan Aset

Pelan pengurusan aset yang mengandungi perkara-perkara seperti berikut:

1. Senarai Aset
2. Pemeriksaan berkala aset
3. Pengukuran prestasi aset
4. Aras perkhidmatan aset
5. Keperluan masa hadapan
6. Pengurusan kitar hayat
7. Pengurusan kewangan
8. Pengurusan risiko
9. Amalan pengurusan aset
10. Program pemantauan dan penambahbaikan

Melaksana pengurusan aset dalam organisasi

Takrif pengurusan aset

Pengurusan aset adalah aktiviti dan amalan yang sistematik untuk mengurus aset secara optimum dan kemapanan sepanjang kitar hayat aset untuk memenuhi pelan strategik dan sistem penyampaian perkhidmatan organisasi.

Melaksana Pengurusan Aset di organisasi anda

Untuk memulakan pengurusan aset di organisasi anda, anda perlu melaksana perkara-perkara seperti berikut, iaitu:

1. Menetapkan objektif organisasi and (jika belum anda)
2. Menetapkan piagam pelanggan anda (atau perjanjian perkhidmatan anda)
3. Menyenarai semua aset di dalam organisasi anda yang diperlukan untuk merealisasikan objektif dan piagam pelanggan anda
4. Mendaftar semua aset anda dan menentukan objektif aset berkenaan
5. Menentukan kriteria dan aras perkhidmatan setiap aset anda
6. Menjalankan pemeriksaan ke atas keadaan aset anda
7. Menilai kos pembaikan atau membaik pulih aset anda ke tahap aras perkhidmatan aset anda

Jika semua perkara yang disenarai di atas ini telah dilaksana dan diambil tindakan, organisasi anda telah ada aktiviti dan maklumast asas pengurusan aset tetapi organiasi anda masih belum boleh dianggap telah melaksana pengurusan aset sebab ada perkara-perkara lain yang perlu dilaksana untuk melengkapkan pelaksanaan pengurusan aset.

Walau bagaimanapun, tumpuan artikel ini adalah ke atas organisasi yang masih belum melaksana kesemua atau hanya melaksana sebahagian aktiviti yang tersenarai di atas.

Penetapan objektif organisasi

Setiap organisasi mempunyai objektif kewujudan organisasi itu sendiri. Objektif ini adalah penting untuk menentukan arah tuju organisasi tersebut. Pencapaian objektif ini seringkali dikaitkan dengan sistem penyampaian perkhidmatan organisasi tersebut. Jika sistem penyampaian perkhidmatan organisasi tersebut gagal, maka objektif organisasi tersebut tidak akan tercapai. Kegagalan sistem penyampaian perkhidmatan berpunca dari beberapa perkara berikut, antaranya:

1. Kegagalan aset berfungsi
2. Tiada penyeragaman proses
3. Perbelanjaan berdasarkan reaktif dan bukan proaktif
4. Kurang penghayatan objektif organisasi

Kesemua alasan di atas adalah kerana sistem pengurusan aset tidak dilaksana dan organisasi melihat aset sebagai satu kepeluan elok diperolehi (nice to have) dan bukan mempunyai nilai untuk meningkat atau menyempurnakan penyampaian organisasi. Oleh itu, aset mempunyai hubungkait terus kepada sistem penyampaian perkhidmatan, dan sistem penyampaian perkhidmatan mempunyai hubungkait terus dengan objektif organisasi.

Contoh-contoh objektif organisasi di bawah telah diambil daripada laman-laman web berkenaan:

Sekiranya kita mengimbas kembali objektif-objektif yang terpapar di atas, asset-aset ang dinyatakan adalah untuk menyempurnakan sistem penyampaian perkhidmatan organisasi tersebut. Jika berlaku kegagalan di dalam aset-aset ini, sistem penyampaian perkhidmatan akan turut gagal. Oleh itu, penting pengurusan aset dilaksana di dalam organisasi tersebut.

Menetapkan piagam pelanggan anda (atau perjanjian perkhidmatan anda)

Semua organisasi mesti menyediakan satu piagam pelanggan untuk memaklumkan perjanjian perkhidmatan antara organisasi berkenaan dengan pelanggan-pelanggannya. Piagam pelanggan terbit daripada objektif organisasi.

Contoh-contoh piagam pelanggan adalah seperti berikut:

Menyenarai semua aset di dalam organisasi anda yang diperlukan untuk merealisasikan objektif dan piagam pelanggan anda

Seterusnya, pihak organisasi perlu menyenaraikan semua aset di bawah seliaan dan tanggungjawabnya agar satu gambaran menyeluruhh mengenai jenis aset kepunyaannya. Di sini, kekeliruan akan timbul sama ada untuk menyenaraikan item-item yang ada sebagai aset.

Untuk memudahkan penyenaraian, senarai inventori sepertimana di dalam kad inventori atau dikenali sebagai kad harta modal (rujuk Perbendaharaan Malaysia di capaian berikut http://www2.treasury.gov.my/pdf/lain-lain/arahan_perbendaharaan.pdf boleh digunakan sebagai asas penyenaraian aset organisasi. Di dalam hal ini, mana-mana item yang tersenarai di dalam kad stok tidak dianggap sebagai aset tetapi item bolehguna (consumables) atau item barang ganti (spare parts) atau lebih dikenali sebagai stok. (Untuk sektor kerajaan, rujuk pekliling semasa seperti Perbendaharaan Malaysia di http://www2.treasury.gov.my/pekeliling/pp/pp052009.pdf ) Peralatan tangan bukan diangap sebagai aset organisasi. Mana-mana aset yang tidak ada kad inventori ini, aset-aset ini hendaklah disenaraikan secara berasingan. Aset-aset yang tiada kad inventori adalah aset-aset seperti bangunan, jalan, jambatan, lot tanah, bot, kapal, perisian, kenderaan, peralatan makmal, aset hidup dan sebagainya.

Mendaftar semua aset anda dan menentukan objektif aset berkenaan

Setelah anda menyenaraikan aset-aset anda, anda hendaklah mendaftar aset-aset mengikut kategori yang difikirkan sesuai di dalam organisasi anda. Antara cadagan kategori aset adalah seperti berikut:

1. Harta (termasuk bangunan dan lot tanah)
2. Taman rekreasi
3. Pengangkutan (semua jenis kenderaan dan pengangkutan marin)
4. Jentera
5. Jalan (termasuk jambatan)
6. Pepasangan elektrik dan mekanikal
7. Peralatan makmal
8. Aset hidup (seperti binatang, pokok dan benih)
9. Perisian
10. Peralatan ICT (termasuk alat komunikasi)
11. Harta intelek
12. Pelaburan
13. Pinjaman
14. Dokumen, buku dan sebagainya

Maklumat ringkas yang perlu ada dalam Daftar Aset adalah seperti berikut:

1. Perihal Aset
   a. Jenis aset
   b. Kateori aset
   c. Kod aset
   d. Kos aset
   e. Kaedah perolehan dan maklumat perolehan
   f. Tahun diperolehi
   g. Dimensi/ukuran aset (jika berkaitan)
   h. Maklumat lain (jika berkenaan)
2. Lokasi Aset
3. Jangka Hayat Aset
4. Jenis penyenggaraan yang diperlukan (rujuk manual penyenggaraan dan operasi aset berkenaan, jika berkaitan)
5. Dokumen-dokumen berkaitan (jika berkenaan)
   a. Manual operasi
   b. Lukisan
   c. Dokumen perolehan dan sebagainya

Mana-mana maklumat yang tiada di atas tetapi penting kepada organisasi tersebut di dalam penyempurnaan penyampaian perkhidmatan, maklumat tersebut hendaklah dimasukkan. Sekiranya terdapat beberapa dasar dan garispanduan yang dikeluarkan oleh kerajaan, peraturan tersebut hendaklah dipatuhi sebagai syarat minimum. (Peraturan tersebut antaranya adalah di url berikut: Aset hidup http://www.treasury.gov.my/pekeliling/pp/pp062008.pdf, Aset alih http://www.treasury.gov.my/pekeliling/pp/pp052007.pdf dan sebagainya)

Menentukan kriteria dan aras perkhidmatan setiap aset anda

Setiap organisasi menurunkan justifikasi semasa peolehan aset-aset berkenaan. Ini bermakna setiap aset mempunyai objektifnya tersendiri. Oleh itu, setiap aset akan mempunyai kriteria perkhidmatan dan seterusnya perlu beroperasi pada aras perkhidmatan yang ditetapkan.

Sebagai contoh mudah:


Jika organiasi ingin aras perkhidmatan yang tertera di atas, maka kos penyenggaraan adalah tinggi kerana organisasi tersebut perlu meletak seorang personel sepenuh masa pada mesin salinan (selalunya daripada pembekal). Adakah aras perkhidmatan ini yang diperlukan oleh organisasi tersebut ataupun sebalinya? Oleh itu, konsep aras perkhidmatan diperlukan kerana konsep ini dapat memberi organisasi satu cara/kaedah untuk menetapkan dana operasi dan penyenggaraan dan janji organisasi kita kepada pelanggan.

Contoh aras perkhidmatan beserta kos operasi bagi mesin penyalin adalah seperti berikut:

Sekiranya organisasi anda telah menetapkan mesin penyalin tersebut, maka organisasi anda hendaklah memastikan mesin penyalin tersebut sentiasa berada di aras perkhidmatan tersebut.

Sebagai contoh, organisasi telah menetapakan aras perkhdimatan mesin penyalin pada aras perkhdimatan 3. Sekiranya selepas pemeriksaan ke atas mesin tersebut dan didapati bahawa aras perkhidmatan mesin tersebut telah jatuh ke aras perkhidmatan 4, maka organisasi hendaklah menyedia peruntukan untuk membaikpulih mesin tersebut agar aras perkhidmatan adalah di aras perkhidmatan 3 ( iaitu boleh mencetak 3,000 cetak dan 6 hari tempoh hentikerja).

Jadi pernyataan baru mesin penyalin tersebut adalah seperti berikut:

Jelas sekali, organisasi perlu menetapkan aras perkhidmatan bagi setiap aset agar organisasi boleh menunjuk dan membuktikan prestasi aset seperti jangkaan pemegang utama (stakeholders) dan pelanggan. Walaupun andaian yang diambil adalah andaian mudah iaitu mesin penyalin, fikirkan jika aras perkhidmatan diberi kepada aset-aset seperti jalan raya, bekalan air, bangunan pejabat dan sebagainya. Adakah kita mahu bangunan pejabat berada di dalam tahap keadaan yang tidak memuaskan seperti bangunan berselaput dengan lumut serta menjadi eye sore atau penghawa dingin seringkali rosak mengakibatkan pelanggan resah dan rimas semasa berurusan dengan kita ataupun lif rosak walaupun satu (1) minit?. Oleh itu, tetapkan aras perkhidmatan untuk semua aset organisasi dan maklumkan kepada pelanggan dan pemegang utama akan aras perkhidmatan.

Menjalankan pemeriksaan ke atas keadaan aset anda

Pemeriksaan berkala aset organisasi anda adalah penting sekali untuk menentukan tahap keadaan dan pengoperasi aset anda. Pemeriksaan berkala juga akan menentukan nilai dana yang diperlukan untuk membaikpulih ataupun keputusan untuk menghapuskan aset anda. Seperti yang sedia maklum, semua aset akan mengalmi kemerosotan dari segi keadaan, nilai penghapusan (disposal value) dan kos operasi. Oleh itu, pemeriksaan keadaan aset hendaklah dilakukan secara berkala dan dicadangkan setahun sekali.

Pemeriksaan aset boleh dilakukan dengan beberapa kaedah, antaranya:

1. Kajian meja ke atas dokumen-dokumen sedia ada
2. Pemeriksaan visual
3. Analisis kos pembaikan
4. Menghantar sampel kepada makmal (jika berkenaan)

Sekiranya organisasi anda tidak berkemampuan untuk melaksanakan pemeriksaan yang melibatkan perkara-perkara teknikal, bantuan agensi teknikal kerajaan mungkin diperlukan khususnya untuk bangunan, peralatan elektik dan mekanikal dan sebagainya.

Sebagai contoh kandungan Laporan Pemeriksaan Aset Tidak Alih ataupun Aset Alih harus merangkumi, antaranya:

1. Pemeriksaan visual
2. Penilaian ketahanan dan kefungsian aset
3. Susutnilai aset
4. Baki jangka hayat kefungsian aset
5. Jenis kerosakan
6. Tahap penyenggaraan
7. Dan sebagainya

Walau bagaimanapun, setiap aset mempunyai kriteria kandungan yang berbeza untuk Laporan Pemeriksaan Aset terutama sekali aset hidup dan aset bukan fizikal (seperti perisian dan sebagainya). Organisasi perlu berhati-hati untuk mengasingkan laporan pemeriksaan bagi setiap kategori aset seperti aset tidak alih, aset alih, aset hidup mahupun aset maya (seperti perisian dan sebagainya). Tetapi, satu laporan keseluruhan hendaklah disediakan bagi sesuatu organisasi serta merangkumi semua kategori aset yang dinyatakan.

Menilai kos pembaikan atau membaik pulih aset anda ke tahap aras perkhidmatan aset anda

Sebarang pembaikpulihan ke atas aset yang dikenalpsati hendaklah dikoskan agar satu senarai penuh kos baikpulih dapat disediakan untuk permohonan atau penyediaan dana tahun semasa ataupun pada tahun hadapan. Laporan pemeriksaan bersama dengan kos baikpulih (sekiranya ada) (selepas ini dikenali sebagai Laporan Penilaian Aset Tahunan) merupakan asas belanjawan mengurus tahun semasa mahupun tahun hadapan dan menjadi dokumen justifikasi bagi permohonan tersebut.

Tetapi, apa yang penting mengenai Laporan Penilaian Aset Tahunan adalah ia memberi gambaran ke atas aset organisasi anda pada tarikh penilaian dibuat. Sebelum ini, sebahagian besar organisasi hanya ada gambaran secara sepihan (fragmented). Ini adalah kerana kaedah yang digunakan adalah kaedah pembaikan kerosakan dan bukan pengurusan aset.

Seperti takrifan awal mengenai pengurusan aset, pengurusan aset adalah untuk memastikan aset tersebut dapat berfungsi untuk mengekal dan meningkatkan lagi sistem penyampaian perkhidmatan organisasi. Di samping itu, keutamaan dana juga dibuat secara sistematik berdasarkan aras perkhidmatan dan bukan secara pembaikan kerosakan.

Akhir sekali

Apa yang disenarai di atas adalah suatu pengurusan aset yang terlalu asas. Pengurusan aset merangkumi proses penzahiran produk sehingga pelupusan produk tersebut, bukan setakat di peringkat pengoperasian dan penyenggaraan sahaja. Apa yang dinyata di atas adalah sebahagian besar berada di peringkat pengoperasian dan penyenggaraan dan ini hanya sebahagian kitar hayat aset.

Untuk permulaan, pengumpulan maklumat aset dan pemeriksaan aset adalah asas untuk melaksana satu pengurusan aset yang menyeluruh. Semua maklumat yang diperolehi perlu didokumen dan disimpan dengan baik sebab salah satu aspek dalam pengurusan aset adalah dokumentasi dan historical records.